Apprendre à gérer son temps pour diminuer son anxiété...
Tous les jours, nous pouvons être submergés par une quantité astronomique de choses à faire et à penser, si bien qu'il devient difficile de savoir ou donner de la tête et que cette accumulation peut devenir angoissante et source de stress.
Eisenhower, célèbre général de la seconde guerre mondial a développé un outil simple mais très pratique pour nous permettre d'être plus efficace au quotidien.
Grâce à la matrice d'Eisenhower
Le principe n'est pas très complexe puisqu'il suffit de se différencier ce qui est urgent de ce qui ne l'est pas et ce qui est important de ce qui ne l'est pas.
Cette technique permet d'identifier rapidement ce qui mérite notre attention et ce vers quoi on doit mobiliser notre énergie de ce qui ne mérite pas qu'on perde notre temps.
Bien souvent nous devons réaliser les choses dans l'urgence au détriment des choses importantes : travailler dans l'urgence, ce sentiment de toujours courir après le temps est très stressant car nous pouvons avoir le sentiment de ne plus avoir de vision à long terme, de ne plus pouvoir planifier.
Utilisable dans tous les contextes de la vie, la matrice d'Eisenhower va nous permettre de prendre le recul suffisant pour identifier et classer très rapidement l'ensemble des tâches quotidienne.
Parce qu'une image vaut toujours mieux qu'un long discours voici à quoi ressemble une matrice :
Concrètement, comment ça marche ?
Pour commencer, demandez-vous dans quel contexte vous pourriez avoir besoin de cette matrice. Est-ce pour organiser votre travail quotidien ? Vous souhaitez mieux organiser vos révisions
L'urgent et l'important
Ce qui est urgent et important correspond tout simplement à ce qui va vous mettre en défaut si vous ne réalisez pas ces activités. En s'attardant en priorité sur ces activités et ses tâches vous réduirez rapidement votre stress car vous vous attaquerez au coeur du problème. Par exemple il peut s'agir d'un exposé à finaliser pour demain, de vos impôts à payer car l'échéance est proche ou bien encore de votre voiture à faire réparer car vous avez un déplacement prévu très prochainement.
Ici on peut remarquer que l'exposé aurait pu être classé comme "non urgent mais important" si il y avait été finalisé plusieurs jours plus tôt tout comme la comptabilité.
Bien souvent, ce qui relève de l'urgent et de l'important est le signe d'un défaut de planification.
À contrario, on pourrait supposer que la réparation de la voiture était un événement difficilement prévisible et qu'il aurait été difficile de lui enlever son caractère urgent et important.
L'urgent non important
Ce qui est urgent mais non important renvoie à ce qui ne va pas participer directement à nos aspirations et objectifs mais qu'il est cependant nécessaire de réaliser. Ces activités sont souvent celles qui sont le plus chronophage et routinières.
En observant la matrice de droite, on observe que se présentent face à nous des activités qui pourraient vite nous déborder si nous nous en occupions pas de suite : les mails pourraient s'accumuler, notre messagerie téléphonique pourraient devenir rapidement pleine si nous n'y répondons pas.
Si chacune de ces activités n'est pas importante en soi, l'accumulation de toutes ces dernières nous rendra rapidement débordé, il est donc important de s'en occuper rapidement.
L'important non urgent
Ce qui est important et non urgent relève de ce que vous devez planifiez pour le moyen et le long terme.
Par exemple, l'exposé a réaliser aurait dû se trouver dans cette partie si la personne avait correctement planifiée ses activités.
Il est parfois difficile de passer du temps sur ce type de tâches car elles peuvent sembler lointaines et relativement abstraites. Pourtant ce sont celles qui nous procureront le plus de satisfaction une fois réalisées car nous aurons réussi de leur donner un caractère urgent source de stress.
Commencer ses révisions permettra d'être plus serein pour les examens à venir et planifier ses vacances d'être pris au dépourvu sur ses dates de vacances.
Ce qui est ni urgent, ni important
Dans cette zone, on pourra trouver toutes ces petites activités quotidiennes qui ne sont pas utiles car elles nous éloignent de ce qu'on souhaiterait faire.
Il est important de distinguer ce qui relève de la procrastination de se qui relève du repos et du loisir. Le loisir et le repos sont essentiels et il ne faut absolument pas s'en priver.
Passer cinq minutes sur votre smartphone pour souffler entre deux activités n'est pas problématique. Cela devient problématique quand vous n'arrivez pas à vous remettre au travail.
Passer votre soirée sur votre plateforme de streaming préférée n'est pas non plus problématique si vous avez le sentiment d'avoir pu travailler dans la journée et que vous ne culpabiliser à l'idée de regarder votre série préférée.
Quand tout devient urgent et important : tout devient stressant
La procrastination n'est pas toujours liée à un manque d'énergie ou de volonté. Il s'agit également d'un manque d'organisation : on a tellement de choses à faire qu'on est incapable de les nommer et on est fatigué et découragé d'avance. Jusqu'au jour ou tout ce qui a été remis au lendemain devient urgent et important.
Il devient dès lors difficile de rattraper le train et on est réellement débordé. Le cercle vicieux est créé :
On est tellement submergé par l'urgence qu'on ne sait pas par où commencer et on a tendance à procrastiner, à faire des petites activités sans intérêts. Et comme on procrastine malgré nous par ce manque d'organisation tout reste à l'état d'urgence et augmente ces sentiments de stress et d'anxiété permanent.
Quels sont les bienfaits psychologiques de l'utilisation de la matrice d'Eisenhower ?
Bien entendu, ce n'est pas la matrice qui vous permettra de vous mettre à l'action et qui diminuera à elle seule votre angoisse, ce n'est qu'un outil.
Identifier
La matrice présente l'avantage d'objectiver les choses, de rendre abstrait ce qui est concret. Autrement dit, d'identifier ce que vous avez à faire mais également ce que vous souhaiteriez faire : que ce soit les plus petites tâches, même les plus rébarbatives mais également les plus importantes.
Prioriser
Par la suite vous serez en mesure de prioriser ces activités : vous ne devrez vous "tracasser" que de certaines tâches et "oublier" les autres. La construction de la matrice permet un travail d'intellectualisation et une prise de recul sur ce qui est essentiel ou non.
Gérer le temps
L'identification et la priorisation vont vous permettre de mieux gérer votre temps de travail mais également vos loisirs. Quand auparavant il vous semblait impossible de lâcher prise, vous pourrez grâce à cet outil vous rendre compte de l'avancé de votre travail. Quand vous éprouviez des difficultés à initier certaines actions, ce travail de décomposition des tâches rendra beaucoup plus simple la possibilité de réussir à trouver du temps.
Réduire l'anxiété
In fine, cet outil peut être un des supports intéressant pour vous aider à diminuer votre anxiété puisqu'il va vous aider à mieux gérer votre temps. Ce temps peut permettre de ne plus anticiper avec appréhension les événements mais de planifier avec sérénité. Le temps doit redevenir votre allié, être un cap et plus seulement synonyme de "deadlines" source de crispations, de tensions.